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Wirtschaftsprüfung &
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SEPA-Umstellung: Risiken, Handlungsbedarf und Pflichten der Unternehmensleitung


Ab dem 1.2.2014 dürfen Überweisungen und Lastschriften im Europäischen Wirtschaftsraum nur noch im sog. SEPA-Format erfolgen. Inwieweit sich für Ihr Unternehmen daraus Risiken und Handlungsbedarf ergeben, ist u. a. von der Branche und Unternehmensstruktur abhängig. Eine verspätete Umstellung auf die neuen Zahlungssysteme birgt allerdings neben der Gefahr von Liquiditätsproblemen durch verzögerte Zahlungseingänge ggf. auch weitere Risiken.

I. Risiken für das Unternehmen

Eine fehlerhafte oder verzögerte SEPA-Umstellung (SEPA = Single Euro Payments Area) kann in Ihrem Unternehmen gravierende Liquiditätsengpässe verursachen, wenn es zu verspäteten Zahlungseingängen kommt. Umgekehrt können aber auch Ihrerseits verspätete Zahlungsabflüsse
bei den Zahlungsempfängern (etwa Arbeitnehmern, Lieferanten etc.) zu Problemen führen, die für Ihr Unternehmen nachteilige Reaktionen auslösen könnten. Es ist daher regelmäßig von hoher Bedeutung, dass Ihr Unternehmen zum o. g. Datum die Umstellung auf die neuen Zahlungsmodalitäten erfolgreich durchgeführt hat.

II. Umstellungsmaßnahmen im Unternehmen

Die Umstellung der betrieblichen Zahlungsverkehrsprozesse auf das SEPA-Format kann viel Zeit
in Anspruch nehmen. Nachfolgend ist in Kurzform exemplarisch für verschiedene Unternehmensbe-
reiche aufgeführt, was ggf. zu bedenken bzw. zu erledigen ist und von der Unternehmensführung
überwacht werden sollte:

  • Rechnungswesen/Liquiditätsmanagement/Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung:
- Beantragen einer Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank
- Abschließen einer Inkassovereinbarung mit der Geschäftsbank
- Überführen bisheriger Lastschrift-/Abbuchungsermächtigungen in SEPA-Mandate
- Erfüllen der Vorabinformationspflichten des Zahlungsempfängers an den Zahlungsschuldner
- Aktualisieren der Bankdaten (IBAN/BIC) von Lieferanten/Dienstleistern
- Treffen von Vorkehrungen für Rückbuchungen und Anpassen des Mahnwesens

  • Personalabteilung:
Umstellen der Kontodaten von Mitarbeitern, Abfrage IBAN

  • Rechtsabteilung/Vertragswesen/IT/Marketing:
- Anpassen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und des Impressums sowie der Geschäftspapiere
- Anpassen der Prozesse und der entsprechenden Software zum Zahlungsverkehr

  • Hotline/Kundenservice:
Vorbereiten auf Kundenanfragen zu Zahlungsmodalitäten

III. Weitergehende Pflichten der Geschäftsführung


Sofern das Unternehmen einen Lagebericht aufstellt, muss die Unternehmensleitung darin u. a. die voraussichtliche Entwicklung mit ihren wesentlichen Chancen und Risiken beurteilen und erläutern. In diesem Zusammenhang kann es je nach Einzelfall notwendig oder zumindest hilfreich sein, auch Aussagen zur Umsetzung oder zum bereits erfolgten Vollzug des SEPA-Umsetzungsprozesses bzw. zu Risiken bei nicht fristgerechter Herbeiführung der SEPA-Fähigkeit zu machen.

Empfehlung:

Für die Umstellung auf die SEPA-Anforderungen sollten Sie einen ausreichenden Zeitpuffer einplanen, um etwa die Änderungen in den IT-Systemen und Zahlungsprozessen ausreichend zu testen sowie ggf. aufgedeckte Mängel zu beheben. Zugleich besteht dabei die Chance, in diesem Rahmen sämtliche Prozesse und IT-gestützten Zahlungsverkehrabläufe zu überdenken und ggf. effizientere Zahlungsprozesse zu etablieren.

Mehr zum Thema:

Weitere Einzelheiten zum SEPA-Verfahren und den resultierenden Änderungen im Zahlungsverkehr können Sie dem aktuellen PKF Themenheft „Familienunternehmen“ entnehmen.

 

 

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